INNHOLD:

Innledning med forankring og mål

Organisering og ansvar ved ledelse av aktivitet

Klubbens trenere/aktivitetsledere (gjelder ikke foreldre/forestatte) som reiser / overnatter med barn

Avviksrapportering

Sporløs ferdsel og naturvern

Klubbutstyr

Beredskapsplan

Politiattest

Revisjon av HMS-planen

 

Innledning med forankring og mål

Trondhjems Kajakklubb (TKK) er et idrettslag med ca. 500 medlemmer. Klubben arrangerer aktiviteter innen havpadling, flattvannspadling, surfskipadling, elvepadling, kajakkpolo samt en egen gruppe for juniorer. I tillegg kan klubbens medlemmer låne padleutstyr og leie reolplass for egen kajakk.

Når du deltar på padleaktiviteter organisert av TKK, har både du og klubben ansvar for din sikkerhet. Som deltaker må du gjøre egne vurderinger og opptre aktsomt. I henhold til lover og forskrifter er klubben pålagt å drive helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS). Arbeidet skal være systematisk og det skal dokumenteres skriftlig. 

Å vurdere risiko, gjøre tiltak for å redusere risiko og fange opp uønskede hendelser for å lære av disse, skal foregå rutinemessig. Dette skal være en del av «kulturen» i klubben.

Hovedmålet med HMS-arbeidet i TKK er å unngå hendelser som medfører skade på mennesker, miljø og utstyr. 

I dette ligger at det skal:

  • skapes et godt klubbmiljø med fokus på padleglede, utfordringer, samhold og sikkerhet for padlere tilknyttet klubben
  • jobbes aktivt for å unngå padleulykker, fremme risikobevissthet, ansvarsbevissthet og kunnskap om sikkerhet hos padlere tilknyttet klubben
  • gjøres skriftlige risikovurderinger i forkant av aktiviteter, fortløpende risikovurdering underveis og sette inn aktuelle risikoreduserende tiltak for å forebygge ulykker og skader på mennesker, utstyr og miljø.
  • være et fokus på sporløs ferdsel, at vernebestemmelser følges og at vi tar vare på naturen.

TKK oppfordrer sine medlemmer til å følge Padlevettreglene som er utgitt av Sjøfartsdirektoratet i samarbeid med Norges Padleforbund og Redningsselskapet.

Deltakere på kurs og andre aktiviteter skal få den informasjon de trenger for å vurdere egen sikkerhet. Dersom deltakerne er barn, skal både barn og foreldre motta tilpasset informasjon.

Klubben skal ha gode rutiner for opplæring av personer med sentrale verv, aktivitetsledere og andre medlemmer med tanke på sikkerhet.

Som tilbyder av risikofylte forbrukertjenester er virksomheten i klubben underlagt Produktkontrolloven, Internkontrollforskriften og Raftingforskriften:

Organisering og ansvar ved ledelse av aktivitet

  • Klubbens leder har det overordnede ansvaret for at alle sikkerhetsoppgaver er ivaretatt og fordelt.
  • Alle padleaktiviteter i regi av TKK skal ha en ansvarlig leder*. Lederen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å vurdere risikobildet i forkant og underveis slik at aktiviteten gjennomføres sikkert. 
  • Som hovedregel vurderes kompetanse med bakgrunn i Norges Padleforbund (NPF) sin standard i Våttkortstigen. 
  • Klubben skal ha skriftlig oversikt over hver aktivitetsleders formelle kompetanse. I tilfeller hvor aktivitetslederens realkompetanse vurderes høyere enn formell kompetanse, kan hen godkjennes til å lede mer avanserte turer. Dette skal begrunnes og dokumenteres skriftlig.
  • Alle padleaktiviteter i regi av TKK skal risikovurderes. Skriftlig risikovurdering skal godkjennes og kvalitetssikres av grensjef før aktiviteten kan gjennomføres.
  • Faste klubbaktiviteter behøver ikke godkjenning av grensjef hver gang. Ferdig utfylte risikovurderinger som tar høyde for variasjon i forholdene, skal være tilgjengelig slik at den som leder turen enkelt kan gjøre risikovurdering i forkant av aktiviteten. Aktivitetsleder skal sjekke at deltakerne har godkjent kompetanse 
    • Turer: Minimum grunnkurs ihht padleforbundets våttkortstige
    • Trening og kurs: Gjeldende regler for grenen
    • Aktivitetsleder kan definere strengere krav

*På søndagstur fra Skansen / Østmarkneset velger gruppen selv en leder og to padlere som padler bakerst. Disse skal gjennomføre risikovurdering som ligger tilgjengelig i gangen på klubbhuset.

Klubbens trenere/aktivitetsledere (gjelder ikke foreldre/forestatte) som reiser / overnatter med barn:

I dette kapitlet defineres alle under 18 år som barn. 

Retningslinjer for overnatting:

  • En voksen uten familietilknytning skal ikke dele rom med barn som er alene.
  • Det bør tilstrebes at barn deler rom med hverandre, mens voksne har egne rom.
  • I tilfeller der dette ikke er mulig (f.eks. begrenset plass), bør det være en skriftlig avtale med foreldre/foresatte på forhånd.

Trygg samhandling mellom voksne og barn:

  • Voksne ledere bør alltid opptre profesjonelt og holde en tydelig grense mellom det å være en ansvarlig voksen og det å være en venn.
  • Det bør unngås situasjoner der en voksen og et barn er alene sammen på et rom eller i en bil.
  • Kommunikasjon med ungdommene bør være åpen og inkluderende, men alltid med bevissthet om maktbalansen.

Reiserutiner og sikkerhet

  • Det bør være minst to voksne ansvarlige på turer med overnatting.
  • Foreldre skal informeres tydelig om hvem som har ansvaret for deres barn under reisen og oppholdet.
  • Alle barn på reise skal ha en ansvarlig voksen (reiseleder) å forholde seg til gjennom hele turen. Dette skal være avklart i forkant av reise og samtykke gitt av foresatte
  • Dersom en voksen må være alene med et barn (f.eks. i transport), bør dette være avtalt med foresatte på forhånd.

Retningslinjer for digital kommunikasjon

  • All kommunikasjon mellom voksen og barn bør skje via åpne kanaler som klubbens felles gruppe eller e-post.
  • Private meldinger mellom en voksen og barn bør begrenses til praktisk informasjon og holdes profesjonelle.

Avviksrapportering

Hendelserapportering

Klubbens rapporteringssystem for hendelser og avvik skal være tilgjengelig for medlemmer eller andre som har deltatt på organisert aktivitet, leid kajakk eller på annen måte har vært involvert der klubben har et ansvar for aktiviteten. 

Å trekke lærdom av ulykker og hendelser er en meget viktig del av HMS-arbeidet og det skal være lav terskel for å rapportere. 

Styret skal så raskt som praktisk mulig vurdere om hendelse eller avvik er av en slik karakter at NPF sitt system for “Rapportering av uønsket hendelse” skal brukes.

 

Rutiner for behandling av rapporter:

  • Skjema på tkk.no skal brukes.
  • En rapport om “uønsket hendelse eller avvik” skal automatisk generere en mail eller sms til klubbens styreleder og/eller nestleder.
  • Hendelser med alvorlighetsgrad “død” og “alvorlig personskade med medisinsk oppfølging” medfører at styret skal samles så raskt som praktisk mulig og følge opp det som har skjedd. Det skal føres en logg over hva styret har gjort i oppfølgingen av hendelsen.
  • Hendelse med “personskade med førstehjelpsbehandling” og andre hendelser samt forbedringsforslag, skal behandles på førstkommende styremøte. Ved behov kan styreleder kalle inn til ekstraordinært styremøte for å behandle saken.

Tilbakemelding til den som har rapportert:

  • Melder skal få en autogenerert tilbakemelding fra klubben om mottatt rapport. 
  • Melder skal få beskjed fra styret at rapporten blir behandlet og med forespørsel om å komme med innspill til hendelsen hvis det er behov for dette.
  • Melder skal få tilbakemelding på styrets behandling og eventuelle tiltak styret vil iverksette.

Revisjon av rapporteringssystemet:

  • Årlig på første styremøte etter klubbens årsmøte.
  • Når styret mener det er viktig etter alvorlige hendelser eller avvik.

Sporløs ferdsel og naturvern

Det er en forventning til at klubbens medlemmer har forståelse for at enkelte padleaktiviteter kan påvirke miljøet negativt. Allemannsretten gir oss rettigheter vi skal være glad for finnes, men samtidig er det plikter vi må forholde oss til. Sporløs ferdsel er en av disse. På hjemmesiden til Norsk Friluftsliv finnes en god oversikt over hva sporløs ferdsel betyr og hvordan vi kan bidra til å ta vare på naturen når vi oppholder oss i den.

Klubbaktiviteter skal gjennomføres innenfor de lover og regler som gjelder lokalt og nasjonalt med tanke på naturvern. Det betyr også at man må sette seg inn i hva myndigheter i andre land stiller av krav.

I organisert aktivitet er det naturlig at turleder har satt seg inn i vernebestemmelsene for det området man skal padle i. Hver enkelt av oss har også et ansvar til å følge opp eller søke informasjon slik at aktivitetene ikke bidrar til å forstyrre fugler og dyr og påføre naturen unødvendig slitasje eller skade.

Hos Miljødirektoratet finner man relevant og god informasjon, det samme hos miljøavdelingen i den kommunen du skal ferdes i.

For padling på Jonsvatnet: Padlere skal holde seg i kajakken. Organiserte aktiviteter utenom flattvannstrening er ikke tillatt. 

Klubbutstyr

Klubbens utstyr som brukes i organiserte aktiviteter og lånes av medlemmer til egen aktivitet, skal jevnlig kontrolleres og vedlikeholdes.

  • Utstyr som er skadet eller har mangler skal merkes og ikke brukes før det er reparert eller byttet ut med nytt.
  • En plan for vedlikehold og kontroll av utstyret skal være utarbeidet.
  • Klubben skal ha en oversikt over ovennevnte utstyr.
  • Klubbutstyr som kan bringes med på turer og andre organiserte aktiviteter, skal være tilgjengelig på klubbhuset når det ikke er i bruk.

Ansvar:

  • Grensjef er ansvarlig for gruppens padleutstyr.
  • Nevnte sjefer skal utarbeide og til enhver tid ha en oppdatert liste over utstyret, hva som skal kontrolleres og vedlikeholdes og hvor ofte dette skal gjøres.
  • Utstyr som ikke skal brukes, skal merkes, repareres eller erstattes.
  • Kassert utstyr skal ikke brukes i organisert aktivitet i klubben.
  • Hussjef er ansvarlig for at vanntett pakket 1.hjelpsutstyr samt «redningsposer» er tilgjengelig for turledere og andre som arrangerer organisert aktivitet i klubben.
  • Hussjef er ansvarlig for at VHF-radioer fungerer og er tilgjengelig for turledere og andre som arrangerer organisert aktivitet.
  • Hussjef skal sjekke innhold i portabelt 1.hjelpsutstyr minimum 2 ganger pr år og etterfylle når utstyr er brukt.

Medlemmer som låner klubbutstyr og oppdager feil på utstyret er ansvarlig for å legge utstyret i merket kasse for ødelagt utstyr. Dette er viktig for å hindre at utstyret blir brukt av andre før det er reparert, erstattet eller kassert. I ytterste konsekvens kan defekt utstyr medføre alvorlige hendelser eller skape farlige situasjoner for andre padlere. Aktivitetsledere som holder grunnkurs er ansvarlig for det samme når deltagere ikke er medlemmer av klubben.

Beredskapsplan

Beredskapsplanen beskriver tiltakene som skal iverksettes for å redusere konsekvensene etter en hendelse. Dette inkluderer en varslingsplan for ansvarlig leder for aktiviteten og hvordan styret skal håndtere alvorlige hendelser.

Varsling:

Alvorlig hendelse med personskade, savnet padler, drukning eller andre alvorlige forhold:

  • Ring 112/113 eller bruk kanal 16 på VHF-radio. Det anbefales å ringe via app som automatisk gir din posisjon til nødetatene

Innhold i varslingen:

  • Hvem er det som varsler
  • Hva har skjedd
  • Posisjon

Når leder mener å ha kontroll på situasjonen, varsles:

  • TKK sin styreleder 
  • Hvis leder ikke er tilgjengelig skal TKK sin nestleder varsles

Organisering av skadested:

Leder eller den som leder gir ansvaret, skal sørge for at:

  • Skadestedet organiseres og ta ansvar for gruppens sikkerhet
  • Starte førstehjelp/livreddende førstehjelp og videreføre dette med bakgrunn i innspill fra operatør på 112/113
  • Klargjøre for mottak av enheter fra nødetatene

Politiattest

Politiattestansvarlig utnevnes av styret og har ansvar for å innhente politiattest av alle fra og med 16 år som utfører oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold for mindreårige eller personer med utviklingshemming. 

Dette skal dokumenteres skriftlig.

Revisjon av HMS-planen

HMS-planen skal være et levende dokument og revideres etter følgende plan;

  • Årlig på første styremøte etter klubbens årsmøte. 
  • Med bakgrunn i revisjoner av nasjonale lovverk som påvirker innholdet i planen.
  • Så raskt som mulig etter alvorlige hendelser eller avvik.