Tidspunkt: 16. juni 2022 kl. 18.00
Sted: Skansen

Tilstede: Ulf, Monica, Aagot, Magne, Kristian, Wolfgang og Chris Thomas.

Saker:

1. Godkjenning av referat fra forrige styremøte og valg av referent

Referat godkjent og Chris Thomas referent

2. HMS

Pågående:

• Få til et HMS-skriv for søndagsturer

• Beskrive HMS for organiserte turer med turleder (inkludere turlederguiden)

• Registreringssystem for hendelser

• Mål om å ha noe klart til styremøtet i september

Eventuelle nye rapporterte hendelser.

• Ingen nye rapporterte hendelser

3. Økonomi

Ingen saker

4. Hus

• Hussjef – plan for å finne en hussjef. Vi prøver en annonse til, men klarer oss frem til neste årsmøte. 

• Ny rutine for utleie av hus vedtatt

• Oppdatert mal for husleiekontrakt vedtatt

 

5. Verkstedet på Skansen

Ulf har en plan. Diskusjon i styret dersom det er noen spørsmål.

Styret støtter Ulf sine svar til Ruben, og dette tas mellom husgruppe og Ruben.

6. Ny brygge 

Se eget dokument.

Vedtak: «Styret i TKK er stiller seg bak planene om å sette opp en ny brygge som anvist på tegninger fra TSF, med følgende forutsetninger:

• Kommersielle aktører må også være med på å betale avgift dersom de skal bruke den. 

• Det blir mulig å stige inn og ut av kajakk på hele brygga.

• Trondheim kommune dekker all kost for etablering av brygga, inkludert aksjekjøp hos TSF.

• Årlig avgift på opp til 7000 kr til TSF, som også skal dekke vedlikehold og forsikring.

• Avgiften fordeles mellom TKK og Nidaros Roklubb basert på offisielle medlemstall (og eventuelle kommersielle aktører)

• En representant i styret til TSF Havn AS»

7. Eventuelt

Parkering

Har blitt parkeringsavgift 24/7. Kontakte organisator av parkering. Begrenser aktiviteten vår. Tydeligere merking av skilt (tidspunkt). Hvorfor er det så strengt. Er vel kun utenfor akutten på St.Olav det er så strenge parkeringsregler. Chris Thomas tar det med Trondheim havn. 

Bom

Det blir bom på Østmarkneset, og leder blir den som kan åpne bommen. 

Jonsvatnet

Styret i Trondheim Roklubb er ikke positive til å la oss bruke deres lokaler ved Jonsvatnet. Styret i TKK vil derfor vurdere andre løsninger.

Tidspunkt: 18. august 2022 kl. 18.00
Sted: Skansen

Tilstede: Monica, Ulf, Olav Magnar, Magne, Wolfang, Chris Thomas, Kristian. Eirin

 

Saker:

1. Fast punkt: Godkjenning av referat fra forrige styremøte og valg av referent

Referat godkjent og Chris Thomas referent

2. Fast punkt: Økonomi (orientering)

Chris Thomas orienterer om økonomisk status per august 2022.

3. Fast punkt: Rapporterte HMS-hendelser

Ingen nye rapporterte hendelser

4. HMS-skriv for søndagsturer

Forrige møte: Mål om å ha noe klart til styremøtet i september.

5. HMS for organiserte turer med turleder

Kan skrives i forbindelse med turlederguide. Håvard Engen vil gjerne bidra.

6. Turlederguide

Dette arbeidet må delegeres.

Vedtak: Styret hører med Bård og Astrid. 

7. Arbeidet med organisasjonen, ref årsmøtevedtak

Starter jobben med å se på organisasjonen.

• Hvordan bør gruppene organiseres?

• Hvilke roller er hensiktsmessige?

• Hvilke roller bør på valg og hvilke kan styret velge selv?

Vedtak: Styret setter i gang jobben med å svare på spørsmålene over, og inkluderer andre i ledelsen etter behov. Målet må være å være ferdig til styremøte i januar slik at vi rekker å ha alt klart til neste årsmøte.

8. Søknad om å beholde reolplass

Et medlem har skadet seg og vil trolig ikke nå 15 turer. Søker om dispensasjon fra kravet.

Vedtak: Styret godkjenner at medlemmet får beholde reolplassen uten å oppfylle kravet. 

9. Deltagelse i konkurranser

Fra Fernando: “Jeg har en sak til diskusjon i styret. Det gjelder deltakelse i flattvannskonkurranser. Tenker i første omgang på juniorpadlere. Det er 2 stk juniorpadlere, en som blir 14 i desember og ei på 12 som er veldig interessert i padlingen og vurderer å delta i siste Norges Cup (NC6) på Årungen i midten av september. Karl Erik Berg i Malvik skal også dra dit med noen 15-åringer. 

Så, til spørsmålet eller saken... Hva er praksisen i TKK når det gjelder deltakelse i forbundets stevner? Tenker spesielt på dekning av utgifter. 

I Malvik IL for eksempel dekker klubben alle utgifter: reise (drivstoff), opphold, mat og startkontingent.  De kjører privatbiler med kajakkene på taket og klubben dekker drivstoffet. De bor på campingplasser og har selvhusholdning. Når stevnet er på Årungen overnatter de på Vestby Hyttepark.

Så? Hvordan stiller klubben seg mht dette?”

Vedtak: Klubben kan dekke reise, overnatting og startkontingent til deltakere og 1 turleder/trener (kun når det er juniordeltakere), innenfor rimelig kostnad. Turleder må få det forhåndsgodkjent av leder før turen. 

10. Kurs: Kompensasjon

Hva skal kompenseres når man holder kurs? Selve kursets lenge, eller også tiden man bruker til forberedelser og arbeid i etterkant?

Vedtak: Styret vil foreslå en økning på antall timer per grunnkurs for kursledere 16 til 18 timer, gjeldende fra og med 2023. 

11. Kurs: Avbestillingsregler

Gjennomgang av reglene for avbestilling.

Det som brukes i dag:

Avbestilling, refusjon etc:

• Avmelding senest 14 dager før kursstart: Full refusjon minus ekspedisjonsgebyr kr. 200.

• Avmelding senest 7 dager før kursstart: 50% refusjon minus ekspedisjonsgebyr kr. 200.

• Avmelding mindre enn 7 dager før kursstart, samt manglende fremmøte: Ingen refusjon

• Avmelding p.g.a. dokumenterbar sykdom, skade, dødsfall etc.: Full refusjon minus ekspedisjonsgebyr kr. 200.

• Avbrutt kurs p.g.a. dokumenterbar sykdom, skade, dødsfall etc: Tilbud om å fortsette kurset ved en senere anledning, men man må takke ja til minst et av kursene som holdes i neste runde (dvs. avbrudd om våren må fortsettes om høsten og avbrudd om høsten må fortsettes om våren).

• Avbrutt kurs uten gyldig grunn: Ingen refusjon eller tilbud.

Vedtak: Ingen endringer på eksisterende tekst.

12. Spoortz - status

Hva er planen for overgangen til nytt system?

• Når er nytt system på plass

• Er det noe som ikke blir med over, og hvordan skal det håndteres?

• Opplæring?

Vedtak: Chris Thomas inviterer Wolfgang og Reidar til et møte for å legge planen videre angående spoortz og TKK sin nettside. 

13. Oversikt over grupper (feks aktivitetsledere og lignende)

Vil det nye systemet håndtere dette? Eller skal vi lage et system for dette på siden? (regneark etc).

Vedtak: Trine og Eirin går gjennom listene under Hav.

14. Digitalt loggsystem

Har fått presentert systemet Padleboken. Det kan være lurt å ha noe nytt på plass til ny sesong. I følge utvikler trengte de bare et par dager på å få det opp.

Vedtak: Sak utsettes

15. Turer

Ingen turer planlagt i høst (utenom Rangøyasamlinga). Det er bra med initiativer, men ikke aktivitetsledere til å lede turene. 

Innspill: Kan det være en ide med en hospitantordning? Eventuell økonomisk kompensasjon til ansvarlig turleder?

Vedtak: Chris Thomas lager en arbeidsmappe som skal inneholde informasjon om turer fortløpende. Mappen kan brukes av turlederne. 

16. Ny flaggstang på Skansen

Flaggstanga brakk 1. mai og må erstattes. Skal vi benytte anledningen til å finne en mer HMS-vennlig plassering? 

Vedtak: Ulf får tak i pris på ny flaggstang. Vi ser også på plassering. 

17. Nytt garderobeskap på Østmarkneset

Dagens skap i garderoben på Østmarkneset er av liten praktisk verdi. Det brukes bare til oppbevaring av artikler til garderoben, og der har vi allerede mye skapplass under og over vask. Kan det anskaffes skap hvor verdisaker kan lagres mens man padler?

Vedtak: TKK må høre med dykkerne dersom vi skal endre på noe på badet. Ønsker seks skap om mulig. 

18. Matte

Vedtak: Ulf tar seg av å se på matte i 1.etg.

19. Innkjøp av ny grill

Vedtak: Ulf kjøper inn tønnegrill om prisen er riktig.

20. Parkering (orientering)

Chris Thomas har sendt spørsmål til Trondheim Havn, men ikke fått svar angående grunnlaget for å endre parkeringsreglementet.

21. Eventuelt

21.1 Turen til Arne Røyset til Froan

Vedtak: Styret har vurdert realkompetansen til turlederne, og godkjenner at turen kan gjennomføres. Turleder må sende inn og få godkjent HMS-skjema.

21.2 Overtakelse av Trøndelagsrunden

Tradisjonen med elvefestivalen TR forsvant med corona. Ansvaret har vekslet mellom TKK, NTNUI, Oppdal og ildsjeler gjennom tidene. Foreslår å forankre det i TKK, bl.a. med overtakelse av aggregat, telt og konto. 

Vedtak: Styret støtter at TKK tar over dette, under elvegruppa, som driver det videre.

21.3 Reglene for utleie av tørrdrakt

Fra elvesjef: Usikker på disse. Tror det praktiseres litt forskjellig på hav og elv. Det kan være praktiske årsaker eller bare kultur, men greit å få oversikt. 

Vedtak: Styret støtter at medlemmer som har tatt grunnkurs kan låne tørrdrakt i 5 uker etter kurset. Elvesjef er ansvarlig for å sjekke at det overholdes. Grunnen er at tørrdrakt er et viktig sikkerhetselement på elva gjennom hele sesongen.

21.4. Er rull og tull åpent for elvepadlere? 

Vedtak: Det er åpent for elvepadlere gitt at de kan eller lærer seg kameratredning.

Tidspunkt: 6.oktober 2022 kl. 18.00
Sted: Skansen

Tilstede fra styret: Chris Thomas Skogli, Ulf Stordalmo, Olav-Magnar Nes og Wolfgang Born.
Andre: Fernando Perez-Fernandez (flattvannsjef), Kristian Rye (elvesjef), Magne Lysberg (medlemsadmin)

Gjest: Håvard Engen på sak 2

Saker:

1. Fast punkt: Godkjenning av referat fra forrige styremøte og valg av referent

Referat godkjent og Chris Thomas referent

2. HMS for organiserte turer med turleder

Håvard Engen orienterte med sine tanker rundt en HMS-prosess for TKK.

Vedtak: Klubben setter ned et utvalg som skal jobbe videre med TKK-HMS. Deltakere er: Håvard Engen (prosessleder), Ulf (styrets representant), Kristian Rye (elvesjef) og Christine Valan, dersom hun ønsker det selv.

3. Fast punkt: Økonomi (orientering)

Ingen saker.

4. Fast punkt: Rapporterte HMS-hendelser

Ingen nye rapporterte hendelser.

5. HMS-skriv for søndagsturer

Kommentarer til utkast.

Vedtak: Søndagsturen forblir en uorganisert tur, men det lages en skriv om søndagsturen som skal henges på oppslagstavla i gangen på Skansen, samt vil ligge på TKK.no. Skrivet skal inneholde HMS-punkter som deltakerne selv vurderer når de deltar på turen. Ulf og Aagot lager en one-pager.

6. Nytt reolbygg Skansen

Svar fra kommunen. Kommunen er positive til planene.

Vedtak: TKK setter ned et utvalg som skal jobbe videre med å lage et konkret forslag, inkludert tegninger, kostnadsestimat og støtte. Forslaget må godkjennes av styret før vi går videre til byggesakskontoret for godkjenning. Chris blir med. Wolfgang. Olav Magnar blir med ved behov. Vi ser på om det er kompetanse tilgjengelig i klubben. Chris Thomas innkaller til møte.

7. Turlederguide

Utsettes

8. Søknad om å beholde reolplass

Vedtak for to medlemmer: Styret vedtar at medlem 1 og 2 får beholde reolplassen til tross for at kravet om 15 turer ikke er oppfylt, av medisinske årsaker.

Navn blir ikke tatt med i det publiserte referatet, mht personvern..

9. Web, medlemssystem og arrangementer

Wolfgang og Chris Thomas orienterer rundt hvordan vi ser for det blir å fortsette med Spoortz, og presenterer en løsning vi ser for oss. Løsningen innebærer å avslutte samarbeidet med Weborg/Spoortz og flytte medlemsadministrasjon og arrangementer til NIF sine tjeneste "MinIdrett" og "iSonen". Klubben vil også utvikle en enkel nettside for publisering av klubbinformasjon og nyheter.

Vedtak: Styret støtter forslaget.

10. Prioritering av anleggsbehov

Utsettes

11. Parkering (orientering)

Info: Chris Thomas har sendt spørsmål til Trondheim Havn, men ikke fått svar angående grunnlaget for å endre parkeringsreglementet.

12. Innkjøp av lamineringsmaskin A3

Vi mangler en lamineringsmaskin til A3. Kan brukes til å laminere kart etc.

Vedtak: Kan kjøpes inn på driftsbudsjettet dersom prisen er fornuftig.

13. Eventuelt

13.1. Førstehjelpsutstyr

Det er mangler i førstehjelpsutstyret på de forskjellige lokasjonene våre.

Vedtak: Ulf vil sjekke opp og evt kjøpe inn førstehjelpsutstyr på alle lokasjoner. (Skansen, polo, Østmarkneset og Jonsvatnet).