Tidspunkt: 18. august 2022 kl. 18.00
Sted: Skansen
Tilstede: Monica, Ulf, Olav Magnar, Magne, Wolfang, Chris Thomas, Kristian. Eirin
Saker:
1. Fast punkt: Godkjenning av referat fra forrige styremøte og valg av referent
Referat godkjent og Chris Thomas referent
2. Fast punkt: Økonomi (orientering)
Chris Thomas orienterer om økonomisk status per august 2022.
3. Fast punkt: Rapporterte HMS-hendelser
Ingen nye rapporterte hendelser
4. HMS-skriv for søndagsturer
Forrige møte: Mål om å ha noe klart til styremøtet i september.
5. HMS for organiserte turer med turleder
Kan skrives i forbindelse med turlederguide. Håvard Engen vil gjerne bidra.
6. Turlederguide
Dette arbeidet må delegeres.
Vedtak: Styret hører med Bård og Astrid.
7. Arbeidet med organisasjonen, ref årsmøtevedtak
Starter jobben med å se på organisasjonen.
-
Hvordan bør gruppene organiseres?
-
Hvilke roller er hensiktsmessige?
-
Hvilke roller bør på valg og hvilke kan styret velge selv?
Vedtak: Styret setter i gang jobben med å svare på spørsmålene over, og inkluderer andre i ledelsen etter behov. Målet må være å være ferdig til styremøte i januar slik at vi rekker å ha alt klart til neste årsmøte.
8. Søknad om å beholde reolplass
Et medlem har skadet seg og vil trolig ikke nå 15 turer. Søker om dispensasjon fra kravet.
Vedtak: Styret godkjenner at medlemmet får beholde reolplassen uten å oppfylle kravet.
9. Deltagelse i konkurranser
Fra Fernando: “Jeg har en sak til diskusjon i styret. Det gjelder deltakelse i flattvannskonkurranser. Tenker i første omgang på juniorpadlere. Det er 2 stk juniorpadlere, en som blir 14 i desember og ei på 12 som er veldig interessert i padlingen og vurderer å delta i siste Norges Cup (NC6) på Årungen i midten av september. Karl Erik Berg i Malvik skal også dra dit med noen 15-åringer.
Så, til spørsmålet eller saken... Hva er praksisen i TKK når det gjelder deltakelse i forbundets stevner? Tenker spesielt på dekning av utgifter.
I Malvik IL for eksempel dekker klubben alle utgifter: reise (drivstoff), opphold, mat og startkontingent. De kjører privatbiler med kajakkene på taket og klubben dekker drivstoffet. De bor på campingplasser og har selvhusholdning. Når stevnet er på Årungen overnatter de på Vestby Hyttepark.
Så? Hvordan stiller klubben seg mht dette?”
Vedtak: Klubben kan dekke reise, overnatting og startkontingent til deltakere og 1 turleder/trener (kun når det er juniordeltakere), innenfor rimelig kostnad. Turleder må få det forhåndsgodkjent av leder før turen.
10. Kurs: Kompensasjon
Hva skal kompenseres når man holder kurs? Selve kursets lenge, eller også tiden man bruker til forberedelser og arbeid i etterkant?
Vedtak: Styret vil foreslå en økning på antall timer per grunnkurs for kursledere 16 til 18 timer, gjeldende fra og med 2023.
11. Kurs: Avbestillingsregler
Gjennomgang av reglene for avbestilling.
Det som brukes i dag:
Avbestilling, refusjon etc:
-
Avmelding senest 14 dager før kursstart: Full refusjon minus ekspedisjonsgebyr kr. 200.
-
Avmelding senest 7 dager før kursstart: 50% refusjon minus ekspedisjonsgebyr kr. 200.
-
Avmelding mindre enn 7 dager før kursstart, samt manglende fremmøte: Ingen refusjon
-
Avmelding p.g.a. dokumenterbar sykdom, skade, dødsfall etc.: Full refusjon minus ekspedisjonsgebyr kr. 200.
-
Avbrutt kurs p.g.a. dokumenterbar sykdom, skade, dødsfall etc: Tilbud om å fortsette kurset ved en senere anledning, men man må takke ja til minst et av kursene som holdes i neste runde (dvs. avbrudd om våren må fortsettes om høsten og avbrudd om høsten må fortsettes om våren).
-
Avbrutt kurs uten gyldig grunn: Ingen refusjon eller tilbud.
Vedtak: Ingen endringer på eksisterende tekst.
12. Spoortz - status
Hva er planen for overgangen til nytt system?
-
Når er nytt system på plass
-
Er det noe som ikke blir med over, og hvordan skal det håndteres?
-
Opplæring?
Vedtak: Chris Thomas inviterer Wolfgang og Reidar til et møte for å legge planen videre angående spoortz og TKK sin nettside.
13. Oversikt over grupper (feks aktivitetsledere og lignende)
Vil det nye systemet håndtere dette? Eller skal vi lage et system for dette på siden? (regneark etc).
Vedtak: Trine og Eirin går gjennom listene under Hav.
14. Digitalt loggsystem
Har fått presentert systemet Padleboken. Det kan være lurt å ha noe nytt på plass til ny sesong. I følge utvikler trengte de bare et par dager på å få det opp.
Vedtak: Sak utsettes
15. Turer
Ingen turer planlagt i høst (utenom Rangøyasamlinga). Det er bra med initiativer, men ikke aktivitetsledere til å lede turene.
Innspill: Kan det være en ide med en hospitantordning? Eventuell økonomisk kompensasjon til ansvarlig turleder?
Vedtak: Chris Thomas lager en arbeidsmappe som skal inneholde informasjon om turer fortløpende. Mappen kan brukes av turlederne.
16. Ny flaggstang på Skansen
Flaggstanga brakk 1. mai og må erstattes. Skal vi benytte anledningen til å finne en mer HMS-vennlig plassering?
Vedtak: Ulf får tak i pris på ny flaggstang. Vi ser også på plassering.
17. Nytt garderobeskap på Østmarkneset
Dagens skap i garderoben på Østmarkneset er av liten praktisk verdi. Det brukes bare til oppbevaring av artikler til garderoben, og der har vi allerede mye skapplass under og over vask. Kan det anskaffes skap hvor verdisaker kan lagres mens man padler?
Vedtak: TKK må høre med dykkerne dersom vi skal endre på noe på badet. Ønsker seks skap om mulig.
18. Matte
Vedtak: Ulf tar seg av å se på matte i 1.etg.
19. Innkjøp av ny grill
Vedtak: Ulf kjøper inn tønnegrill om prisen er riktig.
20. Parkering (orientering)
Chris Thomas har sendt spørsmål til Trondheim Havn, men ikke fått svar angående grunnlaget for å endre parkeringsreglementet.
21. Eventuelt
21.1 Turen til Arne Røyset til Froan
Vedtak: Styret har vurdert realkompetansen til turlederne, og godkjenner at turen kan gjennomføres. Turleder må sende inn og få godkjent HMS-skjema.
21.2 Overtakelse av Trøndelagsrunden
Tradisjonen med elvefestivalen TR forsvant med corona. Ansvaret har vekslet mellom TKK, NTNUI, Oppdal og ildsjeler gjennom tidene. Foreslår å forankre det i TKK, bl.a. med overtakelse av aggregat, telt og konto.
Vedtak: Styret støtter at TKK tar over dette, under elvegruppa, som driver det videre.
21.3 Reglene for utleie av tørrdrakt
Fra elvesjef: Usikker på disse. Tror det praktiseres litt forskjellig på hav og elv. Det kan være praktiske årsaker eller bare kultur, men greit å få oversikt.
Vedtak: Styret støtter at medlemmer som har tatt grunnkurs kan låne tørrdrakt i 5 uker etter kurset. Elvesjef er ansvarlig for å sjekke at det overholdes. Grunnen er at tørrdrakt er et viktig sikkerhetselement på elva gjennom hele sesongen.
21.4. Er rull og tull åpent for elvepadlere?
Vedtak: Det er åpent for elvepadlere gitt at de kan eller lærer seg kameratredning.